Így lett biztonságos a #PowerOfLiveEvents rendezvénye

Sokan sajnálnak, talán ugyanannyian le is írtak minket, lemondtak rólunk. Már a szakmán belül is sokan feladták. Abban igaza van mindenkinek, hogy nincs jó sorunk, nagyon nehéz valódi segítség nélkül. Szeptember 10-én azonban, a #PowerOfLiveEvents keretein belül olyat tettünk, amire még (talán soha) nem volt példa idehaza a rendezvényszakmában.

Felocsúdva a sokkból, félretéve az áldozati szerepet összefogtunk és megmutattuk egymásnak, a megrendelőknek, a világnak, hogy nem tűntünk el, felkészültünk, vannak válaszaink! Megszerveztünk egy programsorozatot, amelynek egyik fő eleme a biztonságos konferencia volt. Nem lehetünk naivak, ettől nem múlik el holnapra a félelem és a vírus, de talán szikrát adhat ahhoz, hogy elinduljon valami. Ezt a tapasztalatot osztom most meg, hogy nektek ne kelljen annyit gondolkodni, hogy legyen érv és legyen muníció a kezetekben, mert bizony 2020-ban is lehet a lehető legkisebb kockázattal rendezvényt szervezni.

Amikor a cikket terveztem, volt egy nagyon erős elképzelésem, hogy hova futtatom ki. Aztán ahogy jöttek a gondolatok, az emlékképek, és előbb szavakká, majd az ujjaim által leütött karakterekké váltak rájöttem, hogy ezúttal felrúgom a tervet és a szabályt, és a legfontosabb tanulságot az elejére veszem. Azért, mert annyi mindent kell most elmondani, hogy félő a kedves olvasó elfárad a végére, és pont aminek kell, az nem megy át.

Szóval álljon itt a #PowerOfLiveEvents egyik, ha nem a legfontosabb üzenete: AZ EGYÉNI FELELŐSSÉG.

Ez az, ami valóban biztonságossá tesz egy rendezvényt. A szervezők, kivitelezők, létrehozók a lehetőségeikhez mérten mindent megtesznek a kockázatok csökkentése érdekében, de minden erőfeszítés hiábavaló, ha a résztvevők nem tartják be a szabályokat, legyen az vendég, vagy kivitelező. Ez sosem volt másképp, csak kevesebbet beszéltünk róla. Most a szervezés közben jöttünk rá, hogy milyen kevés figyelmet fordítottunk erre korábban, és mégis milyen nagy jelentősége van. Szerencsére a mi „közönségünk” felelősségteljesen viselkedett, pont úgy, ahogy azt reméltük, és ahogy egyébként az ország a márciusi leálláskor. Azt gondolom, és talán az összes szervező nevében mondhatom, hogy kellő felkészüléssel, hangsúlyozással és kommunikációval ugyanez bármilyen rendezvényen elérhető. Az egyéni felelősségre több helyen is hivatkozni fogok, ezért is volt fontos, hogy már az első sorokban tisztázzuk ennek a fogalomnak a fontosságát.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

Amiben talán a legnagyobb kritika ért minket a #PowerOfLiveEvents események szervezése kapcsán, az a biztonsági intézkedések előzetes kommunikációja volt. (Nem mentegetőzésképpen, de hiányérzet azért alakulhatott ki, mert a nulláról kellett összehangolni a különböző protokollokat, megoldásokat, és sok minden az utolsó pillanatban nyert végleges formát, sok minden az eseményen debütált, ezért lehetetlen volt időben kommunikálni. A jövőben biztosan könnyebb dolga lesz mindenkinek, mert van már tapasztalat, van minta, amit lehet, sőt kell is használni.) A kritikus hangok is megerősítik, hogy jelen körülmények között mennyire fontos egyszerűen, érthetően és tisztán kommunikálni. A rendezvényre való meghívás és szükséges operatív információk átadása 2020-ban kiegészült a „biztonsági intézkedések” kommunikációjával (természetesen érintésmentesen, csak és kizárólag digitálisan).

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

Bár evidenciának tűnhet, de jelentős befolyásoló tényező a nulladik pillanattól, hogy a vendégek mit tudnak az eseménnyel kapcsolatban hozott biztonsági intézkedésekről. Ez alapján tudják eldönteni egyéni kockázatvállalásuk alapján, hogy eljönnek vagy sem, és ez alapján dől el, hogy hogyan érkeznek meg az eseményre, biztonságérzettel vagy kétségekkel. A tapasztalatunk, hogy minél többször, minél „hangosabban” és minél tisztábban kell elmondani az intézkedéseket. Az sem baj, ha sokszor ismételjük magunkat. Ahogy közeledik az esemény, úgy nő az emberekben a kétség. Úgy kell erősíteni az üzenetet, hogy mi minden tőlünk telhetőt megtettünk, most az egyéni felelősség következik. Ez utóbbira kiváló lehetőség egy nyilatkozat, ahol a vendég kinyilvánítja, hogy nem beteg, nem volt olyan helyen, ahol elkaphatta és nem érintkezett olyannal, aki bizonyítottan beteg. Ennek a nyilatkozatnak a közhiedelemmel ellentétben nem az a lényege, hogy a szervező le legyen védve, hanem hogy a vendégeket (és nem mellesleg a személyzetet is) gondolkodásra késztesse. Ha aláírunk valamit vagy digitálisan „leokézzuk”, jó esetben elolvassuk, és ha elolvastuk, át is gondoljuk a válaszokat. És ez a nyilatkozat lényege. Ha a vendégek és a személyzet átgondolják az egészségügyi szempontokból fontos tényezőket és őszintén (egyéni felelősségük tudatában) nyilatkoznak erről, akkor a kockázat tovább csökken. Ha pedig azt is tudjuk, hogy minden jelenlévő ugyanúgy tett mint mi, a biztonságérzetünk növekszik.

A kommunikáció a rendezvényre érkezve sem szűnhet meg. Mi minden lehetséges helyre, felületre biztonsági felhívásokat helyeztünk ki, például a falra, a padlóra vagy a kivetítőkre. Mindenhol felhívtuk az emberek figyelmét a 3 alapszabályra: Távolságtartás, Maszkviselés, Fertőtlenítés. Ezekből a kommunikációs felületekből sosem lehet elég. Gyakorlatilag a vendégek bárhova néztek a térben, ezzel szembesültek. Ha tudatosan nem is fogták fel az üzenetet, a folyamatosan jelen lévő képekkel, biztosan hatottunk rájuk.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

A képi megoldások mellett a hangra is oda kellett figyelni (minél több érzékszervre hatunk annál jobb). A jövő műsorvezetői jobb, ha megbarátkoznak a fent említett 3 szóval: Távolságtartás, Maszkviselés, Fertőtlenítés. Ezt a jövőben bele kell szőni a megszólalásokba. Most még száraznak tűnik, de idővel biztosan jönnek majd a kreatív megoldások is.

Az érintésmentességet a vendég egész útján biztosítottuk, egészen az érkezéstől, ahol a főszerep a látható biztonságé volt. Ezzel megadhattuk azt a pszichológiai alapot (kiegészülve ugye a megelőző kommunikációval), amelynek köszönhetően a vendég valóban biztonságban érezhette magát az eseményen. Egy lázmérő és fertőtlenítő kapun áthaladva kiszűrhettük a megemelkedett testhőmérsékletet, mint tünetet, és megtagadhattuk (volna) a belépést, míg a fertőtlenítéssel csökkenthettük az utcáról behozható vírusok esélyét. Nem mellesleg az építés és előkészítés alatt a teljes helyszínen dolgozó személyzetet minden belépéskor testhőmérséklet vizsgálatnak vetettük alá.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

A hostessek és fogadószemélyzet, gumikesztyűben és szájmaszkban fogadták a vendégeket, ezzel is mutatva, hogy mi a szabály. Apropó személyzet. Kiemelt figyelmet kellett fordítani arra, hogy a személyzet azon tagjai, akik érintkeznek a vendéggel (pl. hostessek) tisztában legyenek minden biztonsági intézkedéssel, például a maszkviselés szabályával. A regisztráció a digitalizációnak köszönhetően gyorsan és zökkenőmentesen zajlott QR kód segítségével. Az egyéni felelősség hangsúlyozására a vendégek választhattak zöld vagy piros színű fertőtlenített karkötők közül. A karszalag jól megszokott funkciója mellett (nem kellett újra regisztrálni, ha valaki elhagyta a vendégteret), üzenetet is hordozott. A zöld karszalag azt jelentette, hogy nem tart a vendég a vírustól, akár kézfogással is üdvözölhető, míg a piros karszalagot viselők azt üzenték, hogy kerülik a testi kontaktust és nagyobb távolságot kérnek. (Ugye milyen fontos az egyéni felelősség?)

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

A regisztráció után lépcsőn vagy liften lehetett a konferenciatermet megközelíteni. Aki a liftet választotta, annak sem kellett aggódnia, maximum kicsit várnia. A lifteket kettesével lehetett használni, kezelésükre pedig maszkot és gumikesztyűt viselő hostesseket biztosítottunk. Ők nyomták a gombot kívülről, így a vendégnek nem kellett semmit megérintenie.

A teremben amellett, hogy lépten nyomon kézfertőtlenítőbe botlott az ember, szembetűnő lehetett, hogy a székeket és könyöklőket a megszokottnál nagyobb távolságban helyeztük el (igen a távolságtartás miatt). Arra azonban jó odafigyelni, hogy bizony kollégák, baráti társaságok szeretnek egymáshoz közelebb lenni. Mi szigeteket alakítottunk ki, ami a terem összképére és hangulatára is pozitív hatással volt. Ilyen és ehhez hasonló megoldásokon érdemes elgondolkodnia minden szervezőnek,mert senki nem mondta, hogy a “social distancing” égisze alatt berendezett termeknek nyomasztónak is kell lenniük.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

A vendéglátás kiszolgáló személyzete természetesen kesztyűt és maszkot viselt, de legalább ilyen fontos és látványos elem volt, hogy plexifalak mögül szolgáltak ki. A catering mindig szűk keresztmetszet egy eseményen, mégis meg lehetett oldani, hogy ne legyen nagy torlódás. Egyrészt kordonok segítségével, másrészt egy szűkített kínálattal előre kiporciózva. Például leginkább PET palackot adtunk ki (a kávé kivételével) sőt az étel is előre csomagolt volt. A poharakat, amiket a limonádéhoz használtunk az esemény előtt fokozott odafigyeléssel tisztítottuk, tároltuk és szállítottuk, és egész rendezvény folyamán csupán egyszer használtuk.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

Végül, de nem utolsósorban a fertőtlenítés! Ez alatt a szó alatt nem csak a terem és egyéb helyiségek előzetes fertőtlenítésére kell gondolni, vagy a rendszeres és intenzív szellőztetésre, hanem minden olyan eszköz menet közbeni tisztítására, amivel a vendégek közvetlenül érintkezhetnek. A technikai csapat(ok) e téren is rendkívül jól vizsgáztak. Az szinte már alap, hogy az esemény előtt az eszközeiket biztonságossá teszik, az viszont új a rendezvényszakmában, hogy azokat az eszközöket (pl. mikrofonokat, bútorokat, székeket), amelyekkel több vendég is érintkezhet, menet közben is tisztítják. Kívülről nézve ez a fajta odafigyelés és gondosság hatalmas nyugalommal tölti el a résztvevőket.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

A visszajelzésektől bevallom, személy szerint az eseményt megelőzően tartottam. Sok volt a szkeptikus hang, a pandemia kitörése óta szinte mindenki virologussá vált, a média borzasztóan egyoldalúan tálalja az eseményeket és még sorolhatnám, miért éreztük úgy, hogy nehezített terepen mozgunk. Viszont a helyszíni reakciók és utólagos visszajelzések igazoltak minket. Sokan március óta nem voltak élő eseményen, mert féltek, itt viszont biztonságban érezték magukat. Olyan is volt, aki azt mondta, hogy nem csak a rendezvényekkel, hanem az éttermekkel, bevásárlóközpontokkal és boltokkal összehasonlítva is kimagasló, sokkal erősebb biztonságérzetet és egyben biztonságot tudtunk teremteni.

Fotó: Németh Szabolcs
Fotó: Németh Szabolcs

Összességében azt hiszem sikerült bebizonyítanunk az eseménnyel, hogy igenis vannak lehetőségek 2020-ban is az élő rendezvények megvalósítására. Több odafigyelés kell? Igen. El kell felejteni a rutint, legalábbis egy időre. Teret és időt kell hagyni az esemény megvalósítására, ha másért nem, azért, hogy a biztonsági protokollokat jól átgondolja az ember és legyen kellő ideje kommunikálni azokat, legyen idő kellően felkészülni. Bár ennek korábban sem szabadott volna másképp lennie.

Ahogy mi csináltuk a #PowerOfLiveEvents csapattal, lehet egy viszonyítási pont. Örömmel osztjuk meg a tapasztalatainkat mindenkivel, mert hiszünk abban, hogy közösen, egymástól tanulva, gyorsabban tudunk mi és az egész gazdaság talpra állni. Mert rendezvények nélkül nem lehet újraindítani az országot.

Amit pedig nem szabad elfelejtenünk, hogy bár sok új mechanizmust és képességet kell elsajátítanunk, egy dolog állandó marad: Az ÉLŐ RENDEZVÉNYNEK EREJE VAN!