A rendezvényszervezés egy furcsa világ. Sokféle-fajta rendezvényszervező létezik, kezdve az esküvőszervezőtől az incentive utak szervezőjén keresztül, a fesztiválszervezőkön át, egészen a multinacionális vállalatoknak dolgozó rendezvényszervező ügynökségekig
…és ez felsorolás nem fed le mindent. Ma Magyarországon közel 1000 (!!!) cég van, akinek a tevékenységei között szerepel a rendezvényszervezés. Érdekes, hogy azok a pályaválasztás előtt álló fiatalok, akikkel beszélgetek a munkámról, amikor megtudják, hogy rendezvényszervezéssel foglalkozom, szinte egybehangzóan azt állítják: „azt én is tudnám csinálni.” Amikor pályakezdőt keresünk asszisztensi vagy gyakornoki pozícióra, a jelentkezők 90%-ának a motivációs levelében benne van, hogy már gyerekkorában, az iskolában ő szervezte az összejöveteleket, így biztos jó rendezvényszervező válna belőle.
Tényleg ennyire egyszerű?
Ilyenkor egy kicsit mosolygok és egyben el is szomorodom. Tényleg ennyi lenne a mi szakmánk, hogy összehangoltan le tudunk szervezni embereket, és szolgáltatásokat egy helyre, egy adott időpontra? Tényleg ennyire egyszerű lenne?
Szerintem (és azt gondolom a rendezvényügynökségeknél dolgozók nagy része szerint is) ez azért jóval több ennél.
A rendezvényszervezés bizony egy szakma. De mégis milyen szakma? Honnan jön? Hova tart?
A hazai szakirodalom bizony nem, vagy csak korlátozottan ad választ ezekre a kérdésre. Az oktatásban nem érhető tetten a tudatos utánpótlás képzés, és a szakmában dolgozók nagy része sem ért egyet abban, hogy kik vagyunk, mik vagyunk, mit is csinálunk. Így nehéz is elmondani mégis mi az, hogy rendezvényszervező ügynökség és mivel foglalkozik. Ebből pedig több probléma is ered, a szakma megítélése, az árazási problémák, az utánpótlás-nevelés bizonytalansága, a fejlődés, fejlesztés tervezhetetlensége, a jövőkép kialakításának hiánya, hogy csak egy párat említsek. Sok mindennek gátat szab az, hogy mi magunk sem tudjuk, mik vagyunk és mégis mit csinálunk.
Szerintem amit ma a rendezvényszervező ügynökségek csinálnak, márkák, multinacionális cégek megbízásából, az közelebb áll a kommunikációs tevékenységhez, mint a szórakoztatóiparhoz. Ezeknél az ügynökségeknél dolgozó embereknek (de legalábbis a cég egy meghatározó részének) nem csak a hardverhez kell értenie, vagyis hogy ismerje a beszállítók körét, a szórakoztatóipari tendenciákat, legyen tapasztalata a tömegek kezelésében, csípőből tudja a jogi szabályozásokat és ha felriasztják legszebb álmából, akkor is csukott szemmel tudja, hogy milyen infrastrukturális igénye van egy sportnapnak vagy konferenciának. Nem csak helyszínekkel, bútorokkal, technikával és vendéglátással kell foglalkoznia, hanem bizony kommunikációs szemlélettel is rendelkeznie kell.
A kommunikációs szemlélet fontossága
Az, amit ezek az ügynökségek csinálnak, mára egy kommunikációs csatornává nőtte ki magát a márkák életében, és ahogy a hagyományos médiumoknál, úgy itt is szükség van szakértőkre. Szakértőkre, akik tudják, hogy egy üzenetet, egy márkát hogyan lehet úgy megjeleníteni, hogy az hatásos legyen és azt az eredményt érjék el vele, amit a márkatulajdonosok szeretnének és ehhez speciálisan a rendezvényeken mikre kell figyelni. Ennek a kommunikációs csatornának a jelentősége pedig véleményem szerint napról-napra nőni fog. Azzal, hogy egyre inkább online éljük az életünket, felértékelődnek az élő emberi kapcsolatok. Még ha nem is valljuk be magunknak, hogy igényeljük az emberi találkozásokat és élőszavas kommunikációt, ahol van azonnali visszacsatolás, vannak kémiai impulzusok és azonnali reagálásra lehetőség, a szervezetünk és a lelkünk bizony igényli. Nem vagyok evolúció szakértő, de azt gondolom az ember a társas érintkezésre van berendezkedve és nem a monitor bambulásra.
Amellett sem szabad elmennünk, hogy egy rendezvény (dolgozóknak vagy ügyfeleknek szóló esemény, promóció, szponzorációs megjelenés, mindenki választhat kedvére) maga a „content”. Ma már ez nem csak egy egyedi, a kommunikációs tevékenységtől különálló elem, hanem egy lehetőség a kommunikációra. Ebből lesz fotó téma, amit előszeretettel osztanak meg, ebből lesz social média tartalom, emiatt hívjuk fel/írunk az ügyfelünknek, ezzel csábítjuk oda a potenciális célcsoportot, hogy megszerezzük az adatait, ebből készül showreel a youtube-ra, ezen keresztül beszélünk minden kollégánkhoz, ezzel adunk valódi élményt, amiről annyit beszél mindenki. Ez a lista sem teljes, még rengeteg minden keletkezhet a rendezvényügynökségek munkájának köszönhetően.
Szóval egy esemény/rendezvény/promóció önmagában már nem értelmezhető, az a kommunikációs tevékenység szerves része, egy plusz csatorna, amit egyre komolyabban kell(ene) venni és egyre nagyobb hangsúlyt kell(ene) kapnia. Ehhez viszont az is kell, hogy belássák a márkatulajdonosok és maguk az ügynökségek is, hogy a fent említett hardver mellett szoftveres tudásra, kommunikációs szemléletre és kommunikációhoz értő szakemberekre is szükség van.
Mi az oka annak, hogy ma már nem ilyen egyértelmű és tiszta a kép?
Sokat gondolkodtam rajta és számos oka van. Első és legfontosabb, amit feljebb már említettem, hogy maguk a rendezvényügynökségek sem gondolkodnak egységesen erről. Mindenki máshogy ítéli meg, mit is csinál. A másik jelentős ok a szakma múltjában keresendő. Fiatal, a rendszerváltás után kialakult dologról beszélünk, amelyben a nagy kommunikációs és reklámügynökségekkel ellentétben nem voltak hirtelen megjelenő nemzetközi hálózatok, akik hozták volna a know-how-t, így autodidakta módon alakultak ki a mechanizmusok, mind az ügynökségi mind az ügyfél oldalon. Hatalmas probléma szerintem az oktatás hiánya.
Paradigmaváltás
Míg ma már reklám és marketing, kommunikációs oktatás beágyazódott a felsőoktatásba úgy a rendezvényszervezés „csupán” egy fél éves tantárgy. Ha volt is kezdeményezés ennek megváltoztatására a szakma nem igazán karolta fel és honosította meg. Ugyanígy hiányos a szakirodalom is, a meglévő könyvek csak a rendezvények egy-egy részével foglalkoznak, és azt is ingadozó minőségben (bár, ha jól tudom készülőben egy hiánypótló könyv, amit nagyon várok). Hiányzik a munkánkból a szakzsargon, nincsenek idegen, érthetelen szavak, amitől ez az egész tudományosabbnak hat. De talán, ami a legnagyobb probléma, hogy nem mérhető a rendezvények hatása (még). Kicsit olyan ez, mint a párkapcsolatokban a szerelem. Ott sem lehet mérni ki mennyire szerelmes, csak érzések vannak…
A problémáktól eltekintve azt gondolom, paradigmaváltás előtt állunk. A rendezvények, események egy élő kommunikációs csatornaként egyre értekesebbé fognak válni. De hatásuk nem csak abban lesz mérhető, hogy maguk az események hogyan hatnak, hanem létrejöttükkel a többi kommunikációs csatornához is alapanyagul, témául tudnak szolgálni.
Lesz miről beszélni…
