Rendezvényt szervezni mindenki tud, csak van, akinek ez a szakmája!

A karácsony és az év vége közeledtével a cégeknél előtérbe kerülnek a rendezvények. Ügyfélpartik, dolgozói karácsonyok és a legtöbb vezető fejében ilyenkor bekapcsol a vészvillogó, hogy „gyorsan-gyorsan tudjuk le ezt a feladatot”.

Ilyenkor jön a kapkodás, no meg a legegyszerűbbnek tűnő megoldás: majd valaki házon belül megcsinálja. Na, de tényleg ez a legjobb, leghatékonyabb, legolcsóbb megoldás? Korántsem. Íme 7 érv, hogy miért ne így csináld.

  1. A rendezvényszervezés szakma!

A rendezvényszervezés ugyanúgy szakma, mint a villanyszerelés, vagy az épülettervezés esetleg az orvoslás. Ahogy nem állunk neki otthon megbuherálni a villanyvezetéket, vagy nem magunk tervezzük meg a házat, műtjük meg magunkat, úgy a rendezvényeinket is jobb, ha hozzáértőkre bízzuk. Szaktudást, tapasztalatot, kapcsolatrendszert igényel. Hogy miért? Pont ugyanazért, amiért a mérnöki szakma vagy az orvoslás, hogy ne haljon bele senki. Nyilván, ez egy picit túlzás, de valahol mégsem. A rendezvényekre amellett, hogy speciális jogi és adózási szabályok vonatkoznak (amit nem biztos, hogy a munkával megbízott recepciós ismer), a szervezésük rengeteg olyan részlet, apróság ismeretét igénylik, amik csak tapasztalati úton sajátíthatók el. Legegyszerűbb példa: attól, hogy egy étteremben jót ebédeltél a feleségeddel, még nem biztos, hogy az étterem fel van készülve egy nagyobb csoport egy időben történő kiszolgálására is.

És valóban egy étterem a legalkalmasabb az esemény színvonalához, a cég arculatához, stratégiájához, üzeneteihez? Vagy alkalmasabb egy rendezvényhelyszín, ahol azonnal felmerülnek a további kérdések, kitől kell rendelni a bútort, technikát, ételt, italt, dekorációt. Ha egyáltalán van még olyan szabad helyszín, amit nem foglaltak le már májusban a piaci helyzetet és Budapest kapacitásait jól ismerő rendezvényszervezők. Vagy attól, hogy xy zenész a tv-ben jól mutat, még nem biztos, hogy élőben is jó. De ami a legegyszerűbb szemléltető példa: tudod, hova kell fordulni, ha már nem tudsz eszközt (pl széket) bérelni, mert a frekventált időszak miatt elfogytak?

Lehet azt mondani, hogy „de hát van tapasztalatod, mindig így csinálod”. Nos, még ha évente van is 10-15 rendezvényed, szerinted az a tapasztalat vetekedhet azzal, ami egy szakértő cégnek van, akinek havonta van ugyanennyi évtizedek óta?

  1. A rendezvény a kommunikációd része

Van logód? Van hirdetésed? Van reklámod? És ezeket mind te magad csináltad (vagy a recepciós, vagy a haverod, vagy a…)? Ha igen mindenre a válasz, ne olvass tovább, nem foglak tudni meggyőzni. Ha azonban az utolsó kérdésre nem a válasz, akkor jó, ha tudod, hogy a rendezvény ugyanúgy a kommunikációhoz tartozik, mint minden más, amit reklámügynökséggel, vagy kommunikációra szakosodott céggel csináltatsz. Az, ami a rendezvényen történik, mind rólad, a cégedről mond el valamit. Legyen szó belsős (kollégáknak szóló), vagy külsős (ügyfeleknek szóló) eseményről, egyáltalán nem mindegy milyen élménnyel távoznak.

Amikor elmennek, akkor azt gondolják, hogy ez is csak egy volt a sok közül, vagy (a céltól függően) róluk, a te márkádról szólt. Nagyon nem mindegy, hogy milyen minőséget kapnak, mert ez alapján ítélnek meg, vagy felejtenek el. Az élő kommunikáció (amit ma a rendezvény jelent) fontosabb, mint valaha. Megvannak a cégek, ha nyomtatott hirdetést akarsz, megvannak a cégek, ha tv reklámot akarsz, megvannak a cégek, ha online hirdetést akarsz. Miért pont az élő kommunikációt akarod te magad csinálni?

  1. Nincs rá megfelelő infrastruktúrád!

Bármivel is foglalkozz, a céged biztos nem arra van berendezkedve, hogy készpénzben fizess ki a helyszínen alvállalkozókat (az alvállalkozók fizetési feltételei tuti nem kompatibilisek a te szabályaiddal és adminisztrációs elvárásaiddal), a kollégád munkaideje/munkaszerződése biztos nem úgy van meghatározva, hogy hajnaltól éjszakáig legyen egy helyszínen, nincs saját futárod / beszerződ, ha valamit azonnal meg kell oldani. Ha magadra húzod ezeket a feladatokat, akkor csak azt éred, el, hogy sokkal több energiát kell beleölnöd a rendezvénybe, mint amit a részedről igazából igényelne.

  1. A legstresszesebb civil szakma

A rendezvényszervezés az egyik legstresszesebb civil szakma. Ezért nem mindenkiből lesz rendezvényszervező. Amellett, hogy rengeteg speciális kompetenciával kell rendelkezni (logisztikai érzék, szervezőkészség, konfliktuskezelő készség, precizitás, kreativitás stb) a stressztűrő képesség elengedhetetlen.

Ezt vagy sok éves tapasztalattal lehet elsajátítani, vagy adottság. De az biztos, hogy nem mindenkiben van meg. Feltételezem nálatok is munkaerőhiány van. Tényleg egy amúgy is (valószínű) túlterhelt kollégára akarsz még rábízni olyan feladatot, amiben nincs elég tapasztalata, és lehet, hogy nem is testhezálló neki? Mi lesz, ha őt is elveszted?

  1. Elveszed a kollégádtól a jutalmat

Egy karácsonyi buli, vagy bármilyen más belsős esemény mindenkinek jutalomnak kellene lennie. Ha házon belül bízod rá valakire ennek a szervezését, ő biztosan nem fogja tudni magát elengedni az eseményen (vagy ha igen, akkor nem lesz aki megoldja a felmerülő problémákat). Vagyis azt az egy-két embert nem, hogy nem jutalmazod meg karácsonykor, de az amúgy is sok munkája, az ünnepek okozta családi „feszültség” mellett még extra terhet is teszel rá. Ezt biztos nem fogja megköszönni.

  1. Az olcsóbb talán a drágább!

Az ügynökségek ügynökségi díjért dolgoznak, ezért első ránézésre biztos drágábbnak fogod találni, mintha te magad, vagy egy kollégád szervezné. De ez koránt sincs így. Mivel a rendezvényügynökségek évente több eseményen használják ugyanazokat az alvállalkozókat kedvezményesebb áron juthatnak hozzá dolgokhoz, ezeket a kedvezményeket pedig továbbértékesíthetik neked. Emellett nem rendelsz feleslegesen olyat, amire nincs szükséged. Nem beszélve a sok megoldandó feladatról és bosszúságról, ami a szervezés során felmerülhet, főleg, ha nem vagy rá felkészülve (lásd a fenti pontokat). Mennyi extra energia és időbe kerül (és az idő ugye pénz)? Főként az utolsó pillanatban megoldandó feladatok, felkérések, bérlések, amik még több pénzbe kerülnek a túl rövid határidők miatt.

A legextrémebb eset, ha ezek miatt egy kollégádat is elveszted. Tényleg megéri? Ehelyett választhatnád azt is, hogy megbízol egy céget és így csak egy telefont kell megereszteni, egy emberrel kell tárgyalni (aki képviseli az érdekeidet), sok kis cég és alvállalkozó helyett. Az ügynökségi díj annak az ára, hogy te nyugodt maradhass, és folytathasd a mindennapi munkamenetedet. Biztos vagyok benne, hogy a végén ár-érték arányban jobban jársz.

  1. Olyan akarsz lenni, mint a többiek?

Az, ami neked új, nem biztos, hogy a vendégeidnek is. Lehet (sőt biztos), hogy az ügyfeleidet más is hívja eseményekre és ahogy hozzád, hozzá is elmegy. Attól még valami nem lesz egyedi, vagy jól működő, mert te találtad ki, vagy mert te még nem találkoztál vele. A te terméked szolgáltatásod mitől jobb, mint a versenytársadé? Biztos valamiben egyedi. Nos ilyennek kell lennie a rendezvényednek is, hogy emlékezzenek rá, hogy hozzád és a márkádhoz kötődjön a vendég. Tekints a rendezvényekre úgy, mint a saját márkád/terméked fizikai megvalósulására.

Ahogy a jó öreg mondás tartja: Cipőt a cipőboltból!

 

Képek forrása: pexels.com